Gebrauchte IT-Hardware: 7 Fakten, die Einkäufer (noch) nicht wissen

Im Rahmen unserer Arbeit erleben wir regelmäßig, dass der Einkauf eine veraltete und voreingenommene Sicht auf gebrauchte IT-Hardware hat. Auch wenn IT-Entscheider (z.B., IT-Administratoren) immer öfter den Einsatz von refurbished Geräten in Unternehmen vorschlagen bzw. als Alternative in Betracht ziehen, versanden diese Initiativen oft, wenn Procurement involviert wird. Der Grund: das Wissen und Verständnis sind nicht mehr aktuell und es wird auf Basis von überholten Annahmen und Glaubenssätzen entschieden. Damit werden aus ökonomischer und ökologischer Sicht sub-optimale Entscheidungen für Organisationen getroffen.

Dieser Artikel fasst für professionelle Einkäufer die wichtigsten Fakten zu gebrauchter IT-Hardware zusammen und zielt darauf das Wissen im Procurement auf den aktuellen Stand zu bringen.

Die Sicherheit eines IT-Systems ist unabhängig vom Alter der Hardware, sofern sie das Betriebssystem vollumfänglich unterstützt und entsprechend aktualisiert wird (z.B., Treiber, Updates wie Security Patches). Am Ende kommt es auf die geeignete Administration der Geräte und Server-Landschaft an (z.B., Einsatz von Firewalls, automatisierter Update-Push, gezwungene Passwort Änderung), sowie auch die Schulung der Nutzer (z.B., was ist bei Phishing zu beachten, Zwei-Faktor-Authentisieren). Auch gut zu wissen: Bei professionell aufbereiteter Hardware werden alle Daten der Vorgänger ISO-zertifiziert gelöscht, so werden alle digitalen Spuren des Vorbesitzers eliminiert. Damit steht Green-IT technisch gesehen einem Neuprodukt in Punkto Sicherheit absolut nichts nach. Das sehen auch über 1.500 Unternehmen, die wir mittlerweile als Kunden mit Hardware ausstatten und von denen viele mit hochsensitiven Daten arbeiten (z.B., Healthcare, Gemeinden, Schulen, Versicherungen).

Bei der Entscheidung, ob Hardware gebraucht oder neu bezogen werden soll, hören wir oft das Argument „wir haben einige Anwendungen, die Neuware benötigen, deswegen macht ein Wechsel keinen Sinn“. Dabei geht es nicht um Wechsel, sondern darum Gebrauchtware intelligent dem Hardware-Mix beizumischen. Wir bedienen immer mehr Kunden, die weiterhin auch Neuware beziehen, neben Gebraucht-Ware. Sie setzen wiederaufbereitete IT-Hardware dort ein, wo Neuware ökonomisch keinen Sinn macht, und Wert zerstört. Z.B., im Call Center, im Außendienst, in der Werkshalle, auf der Baustelle). Dort wo Neuware schnell an Wert verliert, z.B., harsche Bedingungen und Fokus auf Funktionalität, oder wo eine hohe Mitarbeiter-Fluktuation herrscht. Dabei sparen Sie Geld, was sie wiederum in leistungsstarke Neuware oder anderweitig investieren können. Organisationen, welche die Chance von Grüner IT begreifen, tendieren dazu 20-30% ihrer Hardware gebraucht zu beziehen, während 70-80% der IT-Geräte weiterhin neu bezogen wird. Siehe Grafik, basierend auf circulee Daten:

Tatsächlich ist der Prozess der Beschaffung und des Einsatzes („Deployment“), sofern er für professionelle Kunden optimiert ist, genauso einfach wie bei Neuware. Bei spezialisierten und modernen Händlern ist der gesamte Prozess digital und auf Unternehmens-Kunden ausgerichtet: es gibt neben einer B2B-konformen Rechnung, auch die Möglichkeit eine Kostenstellen- oder Auftragsnummer auf der Rechnung anzugeben. Qualifizierte Händler ermöglichen auch ein MDM-Enrollment, was sich heute in Unternehmen immer mehr durchsetzt. Es gibt Anbieter mit einem Kundenservice der für Business Kunden ausgerichtet ist. Gebraucht steht auch für Profi-Anwender dem Neukauf wortwörtlich nichts nach. Bei circulee gibt es nicht nur einen erstklassigen Support, darüberhinaus haben Kunden auch Zugang zum „Cockpit“ wo Rechnungen jederzeit eingesehen, automatisierte Co2 Berichte und Support angefragt werden kann.

Die Funktionstüchtigkeit eines Akkus lässt sich durch Kapazität-Tests ermitteln. Professionelle Anbieter führen diese Tests systematisch durch und können damit eine hohe Akku-Performance in der übrigen Restlebensdauer sicherstellen. Bei circulee muss jedes Gerät eine Restkapazität von mindestens 80% aufzeigen, damit es im Sortiment aufgenommen wird. Bei circulee sind wird besonders stolz auf die Langlebigkeit und Performance unserer Produkte und liefern eine 1-Jährige Garantie umsonst.

Es ist eine weit verbreitete Meinung, dass es gebraucht-Ware nur in „kleinen Mengen“ gibt und dass es nicht möglich sei, großen Mengen von „gleichen“ Geräte zu bekommen (also gleiches Modell, gleiche Spezifikationen). Bei B2C / Konsumenten Angeboten ist dies der Fall, aber nicht bei B2B speziliasierten Anbietern. Wichtig ist dabei die Modellauswahl hinsichtlich einer beständigen Verfügbarkeit im Markt und somit ist die Beratung durch den Anbieter vor dem Kauf entsprechend wichtig. Bei circulee können wir bei Standardmodellen mehrere Hundert Stück sofort verschicken. Auch können wir die Hardware nach Kundenwunsch aufrüsten (z.B., GB RAM, Festplatte) und konfigurieren, sowie auch konfektionieren.

Über geeignete Green-IT Anbieter können Unternehmen professionell und Planet-gerecht entsorgen. Dies bedeutet auch, dass alle Daten sicher gelöscht werden. Die Geräte werden entweder wiedervermarktet (meistens über B2C Kanäle) oder recylcelt, wo bis zu 80% der Materialien, durch spezialisierte E-Waste Recycler, wiederverwertet werden können . Mit circulee’s „End-of-Life“ Service bekommen Kunden automatisch ein Daten-Löschzertifikat und eine Gutschrift über mögliche Erlöse der Wiedervermarktung.

Gebrauchte IT-Geräte weisen, nach einem anfänglich starken Wertverlust, in den ersten drei Jahren, in der Regel einen stabilen Marktwertverlauf. Siehe dazu als Beispiel die Grafik zu beobachteten Marktpreisen von HP Laptop Modellen über ihre Lebensdauer. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Total Cost of Ownership (TCO): Unternehmen können bei der Anschaffung von wiederaufbereiteter Hardware 40-60 % im Vergleich zu neuen Geräten einsparen. Neben den geringeren Anschaffungskosten profitieren Unternehmen zudem von niedrigeren Logistikkosten, da Hardware auch direkt an die Mitarbeiter verschickt werden kann.

Zusätzlich trägt der Einsatz von Second-Life-Hardware zur Reduzierung versteckter Kosten bei. Während neue IT-Geräte hohe CO₂-Emissionen in der Produktion verursachen, sparen Unternehmen mit gebrauchter Hardware durchschnittlich 70% der CO₂ Menge pro Gerät ein. Dies senkt nicht nur den ökologischen Fußabdruck, sondern kann auch die Erfüllung von Nachhaltigkeitsvorgaben und ESG-Zielen erleichtern, was wiederum die Kapitalkosten Position des Unternehmens verbessen kann.

Insgesamt ergibt sich für Unternehmen ein überzeugender Business Case auf TCO-Basis: Durch den Einsatz von wiederaufbereiteter IT-Hardware lassen sich erhebliche finanzielle Einsparungen realisieren, ohne Kompromisse bei Leistung, Prozess-Effizienz und Zuverlässigkeit einzugehen – und gleichzeitig wird ein messbarer Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet.